Layouts verwalten
Mit Layouts erstellst und verwaltest Du Vorlagen für Briefe, Rechnungen und weitere Dokumente. So sorgst Du dafür, dass offizielle Schreiben einheitlich gestaltet sind und Deine Standards sowie Logos enthalten.
In der Layout-Übersicht findest Du alle vorhandenen Vorlagen an einem Ort. Dort kannst Du Layouts bearbeiten oder neue hinzufügen.
Neues Layout anlegen
Wenn Du ein neues Layout erstellen möchtest, wählst Du zuerst den passenden Dokumententyp aus dem Dropdown-Menü aus. Anschließend klickst Du auf das Plus-Symbol, um ein neues Layout anzulegen.
Wie Du die Vorlage danach Schritt für Schritt erstellst, erfährst Du im Artikel „Funktionen der Layout-Erstellung“.
Beispiel: Erstellung eines Standardbriefs
Um die Funktion eines Standardbriefs zu aktivieren, müssen Sie als Administrator:in eine Vorlage erstellen.
Dazu wählen Sie den Menüpunkt Administration -> Layout und laden im Reiter Hintergrund einen Briefkopf hoch. Achten Sie hierbei darauf, dass Sie kein PDF- oder Word-Dokument hochladen können, sondern nur Bilddateien, zum Beispiel im JPEG-Format.
Danach entwerfen Sie unter dem Menüpunkt Administration -> Textbausteine mithilfe von Variablen einen Brief. Dabei fungieren die Variablen als Platzhalter, die die entsprechenden Werte der:des jeweiligen Klient:in einsetzen. Z.B. setzt die Variable BENUTZER den Vor- und Nachnamen der:des eingeloggten Benutzer:in automatisch in den Brief ein.
Abschließend passen Sie im Layout unter dem Reiter Druck, die erstellte Textbausteinvorlage dem hochgeladenen Briefkopf an und formatieren den Brief in die gewünschte Form.
Die Funktionen der Layout-Erstellung
Layout einrichten
Mit dem Drucklayout legst du fest, wie deine Dokumente aufgebaut sind und was beim Ausdruck erscheinen soll. So passt du Vorlagen einfach an deine Anforderungen an.
Layout benennen und zuordnen
Im Bereich Druck vergibst du eine Bezeichnung für deine Vorlage und ordnest sie einem Dokumententyp zu. Zusätzlich kannst du das Layout aktiv oder inaktiv setzen.
Dokumentformat festlegen
Für das Dokument wählst du die passenden Grundeinstellungen aus, zum Beispiel:
- Größe
- Format
- Schriftart
- Schriftgröße
So stellst du sicher, dass deine Vorlage zum gewünschten Dokumentaufbau passt.
Druckoptionen
Hier entscheidest du, welche Inhalte mit ausgedruckt werden sollen. Dazu gehören zum Beispiel der Dokumentenkopf, Faltmarken oder weitere Druckelemente.
Der Dokumentenkopf umfasst:
- Adressfeld mit Absender:innen- und Empfänger:innenadresse
- Datumsfeld
- Seitenzahlanzeige
Der Dokumentenfuß enthält den Fuß deines Briefkopfes.
Die verfügbaren Optionen variieren nach Dokumententyp.
IK Nummer/GP Nummer
Für die Fakturadokumente steht dir die Druckoption IK-Nummer zur Verfügung. Diese Option blendet die IK-Nummer deiner Firma und die IK-Nummer des Kostenträgers auf dem gewünschten Dokument ein.
Die Option ist in somedo als IK-Nummer benannt, beim Kostenträger kannst du die Bezeichnung der Nummer aber individuell festlegen, z.B. GP-Nr.
Seitenabstände passend einstellen
Lege die Abstände zu den Seitenrändern so fest, wie du sie für dein Dokument brauchst. Für die erste Seite kannst du eigene Seitenränder definieren.
Das ist besonders hilfreich, wenn auf der ersten Seite ein Briefkopf berücksichtigt werden muss und deshalb andere Abstände nötig sind.
Inhalte im Dokument
Über die Ausrichtungsoptionen positionierst du einzelne Bereiche.
- Anschrift oben in mm
Verschiebt das komplette Adressfeld mit Absender:innen- und Empfänger:innenanschrift, damit es passend im Briefumschlag ausgerichtet ist. - Anschrift links ausrichten
Verschiebt nur die Absender:innenanschrift im Verhältnis zur Empfänger:innenanschrift nach links. - Referenz oben in mm
Richtet Datumsfeld, Betreffzeile und Fließtext zum oberen Seitenrand aus. - Referenz links ausrichten
Richtet bei aktiviertem Dokumentenkopf das Datums- und Seitenanzeigefeld im Verhältnis zum Adressfeld aus.