Formulare mit somedo erstellen

In somedo kannst du Formulare zentral für dein Unternehmen anlegen und veröffentlichen. Diese stehen anschließend in jeder Klient:innenakte im Reiter Formulare zur Auswahl bereit und können dort individuell ausgefüllt werden.

Formulare zentral anlegen

Im Bereich Administration → Formulare legst du neue Formulare an. Über Neues Formular erstellst du eine neue Vorlage für dein Team.

Anschließend fügst du die gewünschten Elemente per Drag-and-Drop in das Formular ein.

Bestehende Formulare einfach weiterverwenden

Wenn du bereits ein Formular als PDF vorliegen hast, kannst du dieses als Hintergrund hochladen. Danach ergänzt du nur noch die Felder, die später ausgefüllt werden sollen.

Das spart Zeit bei der Einrichtung und erleichtert die Übernahme bestehender Vorlagen. So musst du Formulare nicht komplett neu im Editor aufbauen.

Formulare mit automatischen Feldern ergänzen

Für Datumsfelder kannst du auch das aktuelle Datum hinterlegen. Der Wert wird dann automatisch eingefügt.

Das reduziert den manuellen Aufwand und hilft dabei, Formulare schneller und einheitlicher auszufüllen. Natürlich kannst du Formulare auch komplett neu in somedo erstellen.

Bausteine für Formulare

Im Formular-Editor stehen dir verschiedene Bausteine für den Aufbau zur Verfügung. Jedes Element kannst du über das Stiftsymbol bearbeiten. Bei vielen Feldern lässt sich außerdem festlegen, dass Inhalte aus den Stammdaten automatisch vorausgefüllt werden, zum Beispiel Name oder Straße. Das spart Zeit und vermeidet doppelte Eingaben.

Überschrift, Text und Zahlenfelder

Überschrift
Mit diesem Baustein strukturierst du dein Formular und gliederst Inhalte übersichtlich. Über die Bearbeitung kannst du zwischen h1, h2 und h3 wählen. Dadurch passt sich auch die Schriftgröße an.

Absatz
Diesen Baustein nutzt du für erklärende Texte oder feste Inhalte im Formular. Den gewünschten Text hinterlegst du im Feld Inhalt.

Wenn du Texte aus Word übernimmst, kann es zu Formatierungsproblemen kommen. Am einfachsten kopierst du den Text zuerst in ein einfaches Textprogramm wie Editor oder Notepad und von dort aus in den Formulareditor.

Textfeld
Das Textfeld eignet sich für kurze, einzeilige Eingaben, zum Beispiel für einen Namen. Über die Beschriftung legst du fest, welche Information eingetragen werden soll.

Textbereich
Der Textbereich ist für längere Freitexte gedacht. Er eignet sich zum Beispiel für Beschreibungen oder ausführlichere Angaben.

Datumsfeld
Mit diesem Baustein erfasst du Datumsangaben, etwa für Aufnahme- oder Entlassungsdaten. Bei Bedarf kannst du Felder auch automatisch mit einem Datum vorausfüllen.

Zahlen-Feld
Dieses Feld ist für Zahlen und Werte vorgesehen. So erfasst du numerische Angaben klar und getrennt von Freitexten.

Auswahloptionen

Auswahl
Mit diesem Element kann aus mehreren Optionen genau eine gewählt werden, zum Beispiel Ja oder Nein. Das sorgt für klare und einheitliche Angaben.

Kontrollkästchen-Gruppe
Diesen Baustein nutzt du, wenn mehrere Antworten gleichzeitig ausgewählt werden können. So lassen sich mehrere zutreffende Punkte in einem Formular einfach abbilden.

Wenn du ein bestehendes Formular im Layout-Editor nachbaust, platzierst du das Symbol „<<Ja>>“ an der Stelle, an der später das Kreuz erscheinen soll.

Radio-Button-Gruppe
Mit der Radio-Button-Gruppe wählst du genau einen Eintrag aus einer größeren Liste aus. Zusätzlich kannst du ein Feld für Sonstiges ergänzen, um eigene Angaben zu ermöglichen.

Unterschriften digital ergänzen

Unterschrift
Mit diesem Baustein fügst du ein Unterschriftsfeld in dein Formular ein. So können Dokumente direkt digital unterzeichnet werden.

Symbolbeschreibung

Entfernen des Bausteins

Bearbeitung des Bausteins

Baustein kopieren

Baustein nach unten oder oben schieben

 

Formularlayout gestalten

Sobald du alle relevanten Felder eingefügt hast, kannst du das Layout über Drucklayout anpassen bearbeiten. So platzierst du Inhalte genau dort, wo sie im Formular erscheinen sollen.

Wichtig: Die Funktion Drucklayout anpassen wird im Browser Firefox nicht unterstützt. Nutze dafür am besten einen Browser wie Google Chrome.

Felder im Layout platzieren

Bevor du das Layout bearbeitest, öffnest du oben rechts Erweitert und wählst Formular-Felder aktualisieren. Erst danach werden die zuvor angelegten Bausteine im Layout angezeigt.

Diese Felder kannst du anschließend einzeln per Drag-and-Drop an die gewünschte Position verschieben. So gestaltest du das Formular passend zu deinem Aufbau und sorgst für eine klare Anordnung.

Geschäftspapier/bestehendes Formular hinterlegen

Wenn du bereits ein Formular als PDF vorliegen hast oder dein Geschäftspapier als Hintergrund verwenden möchtest, kannst du die PDF-Datei  hochladen. Dafür wählst du oben rechts Datei auswählen, lädst die Datei hoch und klickst anschließend auf PDF hochladen.

Standardmäßig werden bei einem Textfeld sowohl die Bezeichnung, zum Beispiel „Name:“, als auch das Eingabefeld „<<Name>>“ übernommen. Das ist sinnvoll, wenn du ein Formular komplett neu erstellst. Wenn im Hintergrund bereits ein bestehendes Formular liegt, kannst du die zusätzliche Bezeichnung im Editor entfernen. Dann erscheint später nur das ausfüllbare Feld.

Abstände und Schrift einheitlich anpassen

Im Editor kannst du die Schriftgröße anpassen und das Layout sauber ausrichten. Für einen einheitlichen linken Rand setzt du bei mehreren Bausteinen denselben X-Wert.

Auch Breiten lassen sich vereinheitlichen, damit Zeilen an derselben Stelle umbrechen. Über den Y-Wert steuerst du die Abstände zwischen einzelnen Textfeldern. So wirkt das Formular insgesamt klar und ordentlich aufgebaut.

Formular veröffentlichen

Sobald das Formular fertig ist und das Layout passt, veröffentlichst du es über Veröffentlichen. Danach steht es zur Nutzung bereit.

Mit der Veröffentlichung wird die Bearbeitung der Struktur gesperrt. Über Veröffentlichung zurückziehen kannst du das Formular archivieren. Wurde es bereits in einer Klient:innenakte verwendet, lässt es sich als neue Version weiterbearbeiten und speichern. Mitarbeitende mit einem Benutzer-Account können die Struktur des Formulars grundsätzlich nicht mehr ändern.

Formulare in der Klient:innenakte ausfüllen

Nach der Veröffentlichung kannst du das Formular in der Klient:innenakte im Reiter Formulare über + Neues Formular auswählen. Dort gibst du die benötigten Informationen ein.

Wichtig: Das Formular muss oben rechts gespeichert werden, bevor du die Druckversion erzeugst. Das ausgefüllte Formular wird anschließend automatisch im Reiter Formulare hinterlegt.